כדי להבין בקלות מספר גדול שלמסמכים, כללים מיוחדים שפותחו עבור הידור שלהם ואת העיצוב, סיווגים שונים, כמו גם את הצורות המתאימות ואת שיטות העבודה איתם.

סיווג מסמכים
יש לציין כי סיווג המסמכיםהוא חשוב ביותר משום שהוא מסייע להדגיש את המאפיינים הספציפיים שלהם ומאפשר להשתמש בהם באופן רציונלי ביותר. זהו אחד העתיקים ביותר ואת הסוף של בעיות לא גמורות, פיתוח אשר החל רק בסוף 1960s. רוב הגישות להפצת התיעוד לקבוצות בודדות עסקו קודם לכן רק בתכונות ספציפיות ביחס לתחום הפעילות או למדע מסוים. ורק לאחרונה היה סיווג רב של מסמכים המבוססים על מרכיבי מידע ורכיבים.

ניתן לחלק את כל המסמכים לפי הקריטריונים הבאים:

1. נסיבות תפקודם במרחב ובזמן. אנו לוקחים בחשבון את סדירות הפרסום (תקופתי ולא תקופתי), זמן ההופעה (המקורי, המקורי, העתק, הכפול), מקום ההנפקה (אזורי, ארצי או זר);

- סיווג של מסמכי חשבונאות
2. רכיב מידע.

  • לשים לב לתוכן ורמת הכללה של מידע (תיעוד ראשוני ומשני);

  • סיווג המסמכים כולל את ממדיות המידע המוקלט לגבי גודל (פורמט) ומספר הדפים (נפח);

  • הפרדה לפי האופן שבו מידע נתפס (מסמכים ניתן לקרוא על ידי אדם או דורשים ציוד טכני מיוחד);

  • סיווג מסמכים זה כולל גם את אופי האמצעים האיקוניים שבהם נרשם מידע (טקסטואלי ולא טקסטואלי);

  • על ידי השיטה של ​​הקלטת נתונים להבחין בכתב יד, מודפס, מכני, מגנטי, צילום, אופטי, לייזר, כמו גם מסמכים אלקטרוניים.

3. רכיב חומר, הכולל קריטריונים מסוימים (לדוגמה, חומר המוביל מידע, כמו גם את הצורה ואת העיצוב).

 - סיווג של מסמכי חשבונאות
ראוי לציין כי הפצה של תיעוד עבור קבוצות בודדות במונחים של תוכן טופס מאפשר לך בצורה יעילה יותר לארגן את העבודה עם זה.

יש לציין כי עד כהקיים גם סיווג מקביל של מסמכי חשבונאות, אשר מביא בחשבון את תוכנם, מקומם וסדרם, מטרתם, וכן אופן השימוש בהם.

סיווג זה של מסמכי חשבונאות כולל את החלוקה הבאה לסוגים:

  • בהתאם למטרה - מינהלית ומנהלית, פורמליים חשבונאיים או משולבים;

  • בסדר הקומפוזיציה - ראשוני ומסכם;

  • מסמכים פנימיים וחיצוניים;

  • לפי אופן השימוש - חד פעמיות וצבירות;

  • בהתאם לתוכן - כספי, יישוב וחומר.

אני חייב לומר כי סיווג זה כוללקריטריונים רבים ורחבים ביותר, ולכן כל מסמך מתייחס לקבוצות שונות בו זמנית, אך ניתן לאפיין אותו בתכונות מסוימות ולהשתמש בהן רק בתחום הרלוונטי.

</ p>