בחינת ערך המסמכים

הפעילות של כל מפעל מלכתחילהקשורה להיווצרות של מספר עצום של מסמכים, שונים בתוכן וסוג. אבל לא כל תיעוד הוא בעל ערך. חלקם יכולים להיות מקור לחקר החיים הכלכליים, התרבותיים והפוליטיים, משום שהם נושאים מידע בעל ערך. מסמכים אחרים יש חשיבות מעשית מצומצמת. כתוצאה מכך, את התפקיד של כל המסמכים לא יכול להיחשב אותו הדבר. המשימה העיקרית של הבדיקה היא לקבוע את התיעוד של הערך ההיסטורי ולבחור אותו לאחסון. הערך נקבע על ידי יכולות המידע של מסמכים, בשל משמעות מדעית, היסטורית, כלכלית, חברתית, תרבותית או פוליטית.

בחינת ערך המסמכים - זיהויהערך החברתי-תרבותי, המדעי-היסטורי של המסמך ומשמעותו המעשית על בסיס העקרונות והקריטריונים של הערך לבחירה לאחסון ותיקון תנאי האחסון.

בחינת המסמכים מתבצעת,ככלל, ועדת מומחים מיוחדת שהוקמה בארגון. הוועדה נוצרת מקרב עובדים מוכשרים יותר לפי סדר ראש הארגון המורכב מארבעה או חמישה אנשים. חברי הוועדה הם החשב הראשי, ראש הארכיון וראש מחלקת התמיכה בתיעוד.

בתהליך העבודה, הוועדה מבוססת על העקרונות שפותחו על ידי בפועל ועל התיאוריה של העסק ארכיון. אלה הם עקרונות של מקיפות, היסטוריציזם, נייטרליות חברתית-פוליטית ומורכבות.

לאור עקרונות אלה,הקריטריונים לבחינת המסמך. הקריטריונים הם אוסף של מאפיינים שעל התיעוד להתאים. נכון לעכשיו, ישנן 3 קבוצות עיקריות של קריטריונים לקביעת ערך הנתונים:

1. המוצא;

2. תוכן;

3. תכונות חיצוניות.

קבוצת הקריטריונים למקור המסמך כוללת את הפרמטרים הבאים:

1. משמעות האדם או המוסד שיצרו את התיעוד. ככל שתפקידו חשוב יותר בכלכלה הלאומית, במערכת של הממשל הממשלתי, המדע, התרבות וענפים אחרים, כך יקבלו את הנתונים.

2. מקום וזמן של היווצרות של מסמכים. מידע חשוב מוקלט, נרשם בו זמנית עם האירוע המתואר או מיד אחריו. בנוסף, המידע יהיה חשוב יותר אם הוא קבוע באותו מקום שבו האירוע קרה.

3. עוצמת התיעוד. מידע יהיה כל ערך יותר פחות פרסומים יש.

לפיכך, בחינת ערך המסמכים נועדה להדגיש את המסמכים המשקפים את ההיסטוריה של החיים הציבוריים או של ארגון מסוים ברגעים מכריעים.

הקריטריונים לתוכן כוללים את הפרמטרים העיקריים הבאים:

1. חשיבות המידע. מסמכים המכילים מידע ייחודי יקבלו הערכה גדולה בבדיקה.

2. סוגי מסמכים. בתהליך העבודה יש ​​לתת עדיפות למסמכים שנועדו לתעד את ההיבטים החשובים ביותר של פעילות הארגון וחיי החברה.

3. חזור על המידע. המידע יהיה כל יקר יותר, לעתים קרובות פחות זה קורה.

הקריטריונים לתכונות חיצוניות כוללים:

1. אותנטיות של מסמכים. בדיקה של הערך של המסמכים הוא גם הכרחי להערכת האותנטיות של מידע. במידה והעתק מוערך, יש להנפיק אותו ולהסמיכו כהלכה.

2. כוח משפטי של התיעוד. חשיבות רבה בתהליך העבודה המשרדי, כפי שכבר צוין, הוא ביצוע נכון של תיעוד.

3. מידת הבטיחות של התיעוד.

4. תכונות אמנותיות.

קריטריונים אלה נחשבים מותנים. בחינת ערך המסמכים עשויה לכלול קריטריונים אחרים, בהתאם ליעדים ולתכונות הספציפיות של הארגון.